Contentieux
Un salarié déclare des heures qu'il n'a pas faites : que faire ?
Mis à jour le 19 septembre 2026 · 10 min de lecture
Une fin de poste déclarée à 19 h alors que le site ferme à 18 h. Un samedi noté en heures supplémentaires dont personne ne se souvient. Un relevé mensuel qui ne colle pas avec ce que vous voyez sur le terrain. Quand un salarié déclare des heures qu'il n'a pas effectuées, le premier réflexe est de convoquer et de trancher. C'est précisément celui qui coûte le plus cher. Il existe un ordre à suivre, et la plupart des dossiers se perdent parce que cet ordre a été brûlé.
L'essentiel en bref
- Un doute ne se règle pas par une sanction, il se règle par un décompte. Sans relevé fiable de votre côté, c'est votre position qui est fragile, pas celle du salarié.
- L'ordre compte autant que le fond : constater, vérifier, dialoguer, tracer, et seulement ensuite envisager une suite disciplinaire.
- Vous disposez de deux mois à compter du jour où vous avez eu connaissance des faits pour engager des poursuites disciplinaires (art. L1332-4).
- Devant le conseil de prud'hommes, c'est à vous de produire les éléments retenus pour sanctionner, et si un doute subsiste, il profite au salarié (art. L1333-1).
- Un contrôle mis en place à l'insu du salarié ne tient pas : aucun dispositif ne peut collecter d'information sur lui sans avoir été porté à sa connaissance au préalable (art. L1222-4).
Ce que dit la loi
Le droit du travail ne parle pas de soupçon, il parle de décompte. Dès que tous les salariés d'un service ne suivent pas le même horaire collectif, l'employeur établit les documents nécessaires au décompte de la durée de travail de chacun d'eux (art. L3171-2), et tient ces documents à la disposition de l'inspection du travail (art. L3171-3), pendant un an au minimum (art. D3171-16). La Cour de justice de l'Union européenne a jugé le 14 mai 2019 que les États membres doivent imposer aux employeurs un système objectif, fiable et accessible permettant de mesurer la durée du temps de travail journalier de chaque travailleur (affaire C-55/18).
En cas de litige sur l'existence ou le nombre d'heures accomplies, c'est l'employeur qui fournit au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés (art. L3171-4). La Cour de cassation a précisé le partage : le salarié présente d'abord des éléments suffisamment précis sur les heures qu'il prétend avoir accomplies, afin de permettre à l'employeur, qui assure le contrôle des heures de travail, d'y répondre utilement en produisant ses propres éléments (Cass. soc., 18 mars 2020, n° 18-10.919).
Concrètement, l'ordre des opérations
Cinq étapes, dans cet ordre. Aucune n'est décorative : chacune répare une faiblesse que la suivante suppose déjà réglée.
| Étape | Ce que vous faites | Ce qui se retourne contre vous si vous la sautez |
|---|---|---|
| 1. Constater | Notez les écarts précis : la date, l'heure déclarée, ce que vous avez observé ou ce que montre un relevé existant. | Un reproche global du type « vos heures ne sont pas sérieuses » ne se démontre pas, et ne se défend pas. |
| 2. Vérifier | Recoupez avec ce qui existe déjà : planning, feuilles de présence, relevés d'accès au site, interventions réalisées, tournées. | Une sanction bâtie sur une impression s'annule comme injustifiée (art. L1333-2). |
| 3. Dialoguer | Recevez le salarié, exposez les écarts date par date, écoutez l'explication avant de conclure. | Vous découvrez en audience une explication que vous auriez eue en dix minutes. |
| 4. Tracer | Mettez par écrit ce qui a été dit et ce qui est décidé pour la suite, y compris quand l'explication vous convient. | Le même écart revient trois mois plus tard et vous repartez de zéro, sans historique. |
| 5. Sanctionner, si les faits le justifient | Convocation en précisant l'objet, entretien préalable, puis sanction motivée et notifiée, pas moins de deux jours ouvrables ni plus d'un mois après l'entretien (art. L1332-2). | Une sanction irrégulière en la forme s'annule, même quand les faits reprochés sont réels. |
Le délai de deux mois de l'article L1332-4 court à compter du jour où vous avez eu connaissance des faits, pas du jour où vous décidez d'agir. Vérifier et dialoguer se fait donc dans les semaines qui suivent, pas à l'occasion du prochain trimestre.
Une bonne partie des écarts s'explique à l'étape 3, et pas par de la mauvaise foi. Un oubli de pointage en fin de journée, une intervention qui déborde, un temps de trajet entre deux clients que le salarié croit devoir compter, une consigne orale que vous aviez oubliée. Dans les métiers où le salarié travaille hors de votre vue, en aide et services à la personne par exemple, ces écarts de bonne foi sont la règle plutôt que l'exception, et les traiter comme de la fraude abîme durablement une équipe déjà difficile à recruter.
Une question revient presque toujours à l'étape 2 : ai-je le droit de géolocaliser un salarié pour vérifier ses heures ? Elle a sa propre réponse, strictement encadrée par la CNIL, et nous la traitons dans l'article consacré à la géolocalisation et au contrôle des heures.
Votre doute repose-t-il sur quelque chose de solide ?
- Pour la semaine qui vous fait douter, pouvez-vous dire quelles heures ont été enregistrées, et par quel moyen ?
- Vos relevés sont-ils horodatés au moment où le salarié prend et quitte son poste, ou remplis après coup de mémoire ?
- Sauriez-vous distinguer une déclaration exagérée d'un simple oubli de pointage ?
- Le salarié voit-il et valide-t-il son propre décompte d'heures avant qu'il ne parte en paie ?
- Le dispositif sur lequel vous vous appuyez pour contrôler a-t-il été porté à la connaissance des salariés avant sa mise en place ?
- Si vous deviez engager une procédure demain, pourriez-vous produire des éléments précis, date par date ?
Si deux de ces points vous font hésiter, le problème n'est pas d'abord le salarié : c'est que rien dans votre organisation ne permet de trancher. C'est aussi la partie la plus simple à corriger, et la seule qui vous protège quel que soit le résultat du doute.
Ce que vous risquez en allant trop vite
Un mot sur une décision souvent mal citée. Par deux arrêts du 22 décembre 2023 (n° 20-20.648 et n° 21-11.330), l'assemblée plénière de la Cour de cassation a jugé qu'une preuve obtenue de façon déloyale n'est plus automatiquement écartée du débat : le juge doit vérifier qu'elle ne porte pas atteinte au caractère équitable de la procédure dans son ensemble, en mettant en balance le droit à la preuve et les droits qui s'y opposent, la production ne pouvant être admise que si elle est indispensable et l'atteinte strictement proportionnée au but poursuivi. C'est un contrôle au cas par cas, pas un feu vert. Surveiller un salarié à son insu en espérant que le juge validera ensuite reste un pari, et il se joue après avoir perdu la confiance de l'équipe.
Reprendre la main sans surveiller
La méthode honnête tient en une phrase : un décompte contradictoire. Chaque semaine, le salarié voit le relevé de ses heures, le valide ou le conteste, et vous signez de votre côté. Rien n'oblige à un logiciel pour cela, une feuille hebdomadaire remplie au fil de l'eau et visée par les deux parties fait le travail. Son mérite n'est pas de piéger qui que ce soit, c'est de supprimer l'écart avant qu'il ne devienne un litige : une heure discutée le vendredi se règle en trente secondes, la même heure discutée dix-huit mois plus tard devient un rappel de salaire.
Cette méthode casse à l'échelle, et toujours au même endroit. Dès que les salariés ne repassent pas au bureau, la feuille se remplit de mémoire le vendredi soir, ce qui la rend précisément aussi contestable que la déclaration que vous mettez en doute. Quand les interventions s'enchaînent chez plusieurs clients, personne ne totalise vraiment, et l'écart ne se voit qu'au moment de la paie, une fois le mois clos. Et au moment où le litige arrive, un document reconstitué ne pèse pas lourd face à un relevé horodaté : la façon dont le temps de travail se prouve aux prud'hommes laisse peu de place à l'improvisation.
Questions fréquentes
Sources
- Article L3171-2 du Code du travail (documents de décompte lorsque les horaires ne sont pas collectifs).
- Article L3171-3 du Code du travail (documents tenus à la disposition de l'inspection du travail) ; art. D3171-16 (conservation d'un an).
- Article L3171-4 du Code du travail (charge de la preuve partagée sur les heures accomplies).
- Article L1332-2 du Code du travail (entretien préalable et délais de notification de la sanction).
- Article L1332-4 du Code du travail (prescription de deux mois des faits fautifs).
- Article L1333-1 du Code du travail (contrôle de la sanction ; si un doute subsiste, il profite au salarié) ; art. L1333-2 (annulation d'une sanction injustifiée ou disproportionnée).
- Article L1222-4 du Code du travail (information préalable sur tout dispositif de collecte) ; art. L1121-1 (justification et proportionnalité).
- Cass. soc., 18 mars 2020, n° 18-10.919 (éléments suffisamment précis du salarié et réponse de l'employeur).
- Cass., ass. plén., 22 décembre 2023, n° 20-20.648 et n° 21-11.330 (preuve déloyale et contrôle de proportionnalité).
- CJUE, grande chambre, 14 mai 2019, CCOO, C-55/18 (système objectif, fiable et accessible de mesure du temps de travail).
- CNIL, « Travail, ressources humaines : le contrôle de l'activité des personnes employées ».
- État du droit vérifié en septembre 2026.
Cet article présente les grands principes du droit du travail français à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique. La qualification d'une faute et le choix d'une sanction dépendent des faits, de la convention collective applicable et, le cas échéant, du règlement intérieur. Avant d'engager une procédure disciplinaire, faites relire votre dossier par un professionnel du droit social.